事務作業って向き不向きあると思いますよね
- 数字を間違える
- 手順が抜けている
- 依頼者の意と異なるものを作ってしまった
こんな経験、誰もがあると思います
但し、この記事を読む上で皆さんに伝えておきます
個人の作業においてミスを０にすることはできません
事務作業をする上で理解をしておくこと
日々、多くの仕事をこなす上でミスを０にすることは難しいですが
限りなく減らすことはできます
その為には次のことを理解しておくことが必要です
- どんなミスをしたのか振り返ること
- 原因を突き止めること
- 具体的な改善策をたてること
自分がやってしまったミスを振り返る
ミスが多い方に共通していることは、
『ミスをするのは当たり前だと思っていることです』
あれ、ミスを０にするのは難しいって言ったよね？
ミスを０にするのが難しいというのは客観的事実です
実際にミスが少ない人は
- どんなミスをしたのか振り返ること
- 原因を突き止めること
- 具体的な改善策をたてること
これらを意識的に実践して習慣化しています
ミスしたことをほったらかしにしていては、当然ですがミスは減らせません
自分がしたミスは必ず概要だけでもメモを取るなどして記録をしておきましょう
原因を突き止める
起こってしまったミスについて原因を突き止めます
ミスが多い方に共通して言えることですが
この分析が甘いです
- 手順通りに行っていたか
- そのミスはどんな状況で発生したのか
- どういうプロセスでミスを行ったのか
もちろん間違った箇所のチェックを強化するというのは大事ですが、
チェックという作業自体にも『時間』と『集中力』を使います
極力、ミスを起こさない為の仕組みを構築することがベストです
手順通りに行っていたか
作業は通常『決められた手順』に基づいて行います
事業立ち上げ等の０から１を生み出すような仕事や、会社として初めて行う仕事は別ですが
基本的には『作業手順書(マニュアル)』がなくてはいけません
そうは言っても、実際は口頭での教育などでマニュアルがない業務もあるのが現実です
そんなときは、自分用のマニュアルを作成しましょう
マニュアルができたら、自分がミスをした部分が
- マニュアル通りにやって間違ったのか
- マニュアル通りにやれずに間違ったのか
２つに分類しましょう
①マニュアル通りにやって間違った
この場合は
作業手順が悪いです
作業を行う順番や、チェック項目を追加・修正するなど工夫しましょう
この場合は、あまりミスが起きてしまったことを悔やむ必要はないと思います
作業をした『あなたが悪い』のではなく『手順が悪い』ということです
②マニュアル通りにできずに間違えた
この場合は次のどちらかです
- マニュアルの表現が悪い
- マニュアルを理解していない
マニュアル内のミスをした箇所にマーカーを引くなどの目印をつけましょう
マニュアルを理解していないあなたは、まずはきちんと目を通して自分の作業手順が
きちんとマニュアル通りになっているのかをチェックしてください
そのミスはどんな状況で発生したのか
ミスが発生したときの状況を振り返りましょう
- 発生した時間帯はいつ頃だったのか
- ミスが発生した周辺環境はどうだったのか
- どんな風に仕事を進めていたか
- 誰と仕事をしていたか
例えば
- 発生したのは何時頃か
⇒発生した時間帯がお昼明けの13時～14時ころだったら
ランチ直後で睡魔の中、仕事をしていたのかもしれません - 自分はどんな環境で仕事をしていたか
⇒デスク回りは散らかっていなかったか - どんな風に仕事を進めていたか
⇒誰かと話しながら仕事をしていなかったか - 誰と仕事をしていたか
⇒普段接点のあまりない人との仕事でコミュニケーションが不足していなかったか
こんな感じで多角的に分析をします
ミスの原因は環境要因であることも多いのです
ミスを減らす解決策
最後に次回から同様のミスを起こさない為の改善策をたてます。
コツはたった一つ！
とにかく具体的な策を立てることです
私が最近立てたミス防止策の例でいうと
- 数字を反対(一の位)から見直す
- PCで開くファイルは今している仕事のものだけにする
- ランチは野菜中心で腹8分にする
とにかく原因をこまかく分析して具体的な改善策を立てます
注意が必要なことは、『もう一度全体を見返す』といった抽象的な
対策をたててはいけないということです
- できていることまでチェックをする為時間がかかる
- 抽象度が高い対策だと精度が下がる
- 自分の不得意な作業への理解が深まらない
こういったデメリットがあります
忙しく仕事をしている中、時間がかかる改善をする
すると仕事が詰まってまたミスをするなんてことになります
これって悪循環ですよね
自分の苦手な部分を徹底的に理解をして集中的に潰す
これを続けていると、自分の得意なこと、苦手なことが
より具体的にわかってきます
面倒臭がらず、原因をしっかりと分析する
そして、具体的に改善策をたてる
繰り返し行うことでミスを減らして
周囲に信頼される人になりましょう！
